Ziel der Initiative ist die Unterstützung von Kommunen bei der Beschleunigung von Bauleitplan-Prozessen. Dazu soll den Kommunen für unterschiedliche Gewerke die Möglichkeit gegeben werden, auf einen Pool von Büros zurück zu greifen und diese mit Leistungen ohne eigenes Ausschreibungsverfahren beauftragen zu können. Die Pools werden im Vorfeld durch die Ausschreibung von Rahmenverträgen gebildet. Zur Vorbereitung initiiert  das Ministerium bei entsprechender Nachfrage durch die Kommunen die Erstellung von Leistungsverzeichnissen, auch über die bisher identifizierten Themenfelder hinaus. NRW.URBAN erstellt die Ausschreibungen und schließt Rahmenverträge in (räumlichen) Losen ab, steuert die Vergaben und unterstützt bei der Beauftragung der Gutachter- und Planungsbüros.

Kommunen können als „nachgelagerte öffentliche Auftraggeber“ auf die Partnerunternehmen aus den geschlossenen Rahmenvereinbarungen zurückgreifen. Die Kommune wendet sich bei der ersten Auftragsvergabe an die zentrale Beschaffungsstelle bei NRW.URBAN, um einmalig einen Geschäftsbesorgungsvertrag abzuschließen. Anschließend erhält die Kommune die Zugangsdaten, um via PDF-Formular die Beauftragung der Rahmenvertragspartner anstoßen zu können.

NRW.URBAN ist zentrale Beschaffungsstelle für nordrhein-westfälische Kommunen, s. § 120 Abs. 4 GWB. Hier wird das gesamte Ausschreibungs- und Vergabeverfahren für den Rahmenvertragspartner-Pool durchgeführt. Die Rahmenverträge mit den Auftragnehmern werden mit der zentralen Beschaffungsstelle als „Verträge zugunsten Dritter“ – also den Kommunen – abgeschlossen.

Sobald der Rahmenvertragspartner-Pool feststeht, werden die jeweiligen Abrufe und Beauftragungen von Einzelleistungen über die Bau.Land.Leben-Homepage möglich. Die jeweiligen Formulare zur Beauftragung der Gewerke stehen zum Download bereit. Die zentrale Beschaffungsstelle wird dann entsprechend die verfügbaren Gutachter- und Planungsbüros anfragen und Ihre Beauftragung weitergeben.

Im Zuge der Ausschreibungsverfahren sind die Kammern der Ingenieure und Architekten eingebunden und beteiligt, um sich insbesondere bei der Formulierung der qualitativen Anforderungen an die Büros sich einzubringen. Der konkrete Auswahlmodus für Planer und Gutachter wird nach den Gewerken unterschiedlich sein. Anspruch und Ziel ist die Implementierung eines transparenten Beauftragungsverfahrens der Büros. Zur rechtlichen Absicherung wird ebenfalls entsprechende juristische Expertise eingeholt werden.

Für die Bearbeitung des jeweiligen Auftrages sind dies die Kommune und der Gutachter/Planer. Das Vertragsverhältnis, das nach Leistungsabruf und Vergabe durch Vermittlung der zentralen Beschaffungsstelle zustande kommt, ist ein unmittelbares zwischen Kommune und Gutachter bzw. Planer. Die Leistungsabnahme ist daher auch Angelegenheit der Kommune als Auftraggeber. Ebenso erfolgt die Abrechnung der erbrachten Leistungen unmittelbar zwischen Kommune und Gutachter.

Nein, es gibt keine Bindung an den Rahmenvertrag des Landes. Es ist ein Angebot zur Verfahrensvereinfachung. Jede Kommune ist frei, zu den Gewerken andere Gutachter oder Planer zu beauftragen. Kommunen können weiterhin Gutachter und Planer außerhalb des Rahmenvertragspartner-Pools beauftragen, insbesondere für komplexe Einzelfälle. Zurzeit wird ergänzend geprüft, ob Kommunen Rahmenvertragspartner auf Grundlage der Rahmenvereinbarung auch außerhalb der zentralen Beschaffungsstelle beauftragen können.

Das Gesamtverfahren zur Ausschreibung und Vergabe des Rahmenvertragspartner-Pools wird für das Land durch externe Partner rechtlich begleitet: bei der Vorbereitung, der Durchführung bis hin zur vertraglichen Ausgestaltung.

Ein Etappenziel der Rahmenvertragsinitiative sind standardisierte Leistungsverzeichnisse, die frei verwendet werden können. Sie dienen als Arbeitshilfe. Die direkte Beauftragung wird fortlaufend für eine aufwachsende Anzahl von Gewerken möglich.

Per Online-Befragung werten wir fortlaufend die kommunalen Bedarfe aus. Besonders nachgefragte Gewerke wurden prioritär angegangen, weitere folgen kontinuierlich.

Die Erarbeitung der Standard-Leistungsverzeichnisse erfolgt in repräsentativ besetzten, kommunalen Arbeitsgruppen, moderiert durch jeweils ein Planungs- und Ingenieurbüro als Themenpate. Hier können aktiv die kommunalen Belange und Wünsche eingebracht werden. Sie dienen dem Zweck, einen möglichst vollständigen und bedarfsgerechten Leistungskatalog pro Gewerk aufzusetzen.